SAY 說清｜複雜的事怎麼講清楚？AI 潤過還是沒人複述得出來

一份寫給客戶的說明，自己寫完覺得有點囉嗦，交給 AI 潤過之後再寄出去。潤完的版本字句通順、段落整齊、長度也合適，確實比原本那一版好讀。

對方的回覆是「收到，謝謝」。之後沒有退件、沒有人說看不懂，也沒有人回來問問題。一週後，那份說明仍然停在同一個位置。

這種結果之所以難處理，在於整個過程沒有出現任何一個失敗訊號。

沒有人擔心自己講不清楚，因為這種失敗不會有人通知你

課堂上有一道匿名題：你覺得 AI 時代會帶來什麼問題。手機打字，答案直接上牆，沒有人知道哪一句是誰寫的。

牆上壓倒性的第一名是思考退化與過度依賴，超過一半的答案都落在這一類。接下來是真假難辨與詐騙，再接下來是作品失去個人風格。剩下的零星散在失業、落差、隱私、版權。

一筆都沒有的是這一類：我講的內容，別人聽不懂。

• 會被作者發現的失敗

  思考退化、真假難辨、成品都很像

  想事情變慢了自己感覺得到；引用的數字是假的，事後查得出來；交出去的成品跟別人一模一樣，第一眼就看得出來。這三種都有一個時刻，會逼作者承認出事了。

• 不會被作者發現的失敗

  對方其實沒有接住

  從頭到尾沒有任何一個人會告訴你。對方不會說「我沒聽懂」，他會說「我再看看」「我回去研究一下」「收到謝謝」。這三句話在職場裡的功能相同，意思都是：我現在沒辦法動。

一間又一間的教室問下來，「我講的內容，別人聽不懂」這一類始終沒有人寫。講不清楚沒有被寫上牆，不是因為不重要，而是因為在上面所有失敗裡，只有這一種不會發出訊號。

所以這一題的難處不在難度，在於通知永遠不會來。你手上那些沒有下文的案子裡面，有多少是對方根本沒接住，沒有人統計得出來，包括你自己。

AI 接走了把句子改得通順，所以知道對方會卡在哪一句變得更值錢

同一面牆上還有另一道題：你平常拿 AI 做什麼。

潤稿、潤飾、改文案、修飾文章、優化會議紀錄，這一群答案的數量很可觀，而且寫法高度接近。其中有一位直接寫下：把句子改得更通順。

這句話很準。把句子改通順這道工序，AI 做得又快又好又便宜，接走的就是這一項，而且短期內不會還回來。問題在於，這道工序原本包含兩層。

自己逐句改的時候，心裡是有一個人的。你會刪掉一整句，因為知道他早就懂了；你會在另一句後面多加半行，因為想到他大概沒碰過。潤稿裡面一直藏著一個對著特定的人做的取捨，只是這個取捨從來沒有被單獨拿出來做過一次。

交出去之後，通順留下來了，取捨不見了。而不見的那一層，剛好是判斷。

邊界之所以只有作者判斷得出來，不是因為資歷，而是因為判斷邊界需要兩組資訊：你要講的那件事，以及對方原本在做的那件事。貼進對話框的永遠只有前者。後者散在他上一封信、他部門的規定、他上週被退件的理由裡，這些沒有被寫進任何一份可以貼上去的文件。

一整面匿名提問牆上，沒有一個人問主軸是什麼

課堂上另外有一面提問牆，一樣是手機打字，不必舉手、不必露臉、不必等別人講完。也就是說，問「我剛剛沒聽懂」的成本被壓到接近零。

就算成本是零，還是沒有一個人問「老師你剛剛那段在講什麼」。

上面這幾個問題有一個共同的形狀：這個算不算、是不是只能、跟那個差在哪、有沒有限制。這面牆能證明的只有一件事：問得出口的人，超過三分之一問的是主軸的邊。它證明不了「沒問的人都接住了」，因為前面那條規則在這裡一樣成立：沒接住的人不會出聲，這面牆上不會有他們。

這不是課堂特有的現象，只是課堂把這個分布顯影了。拿自己上一次寄出去的文件回頭看，對方回信問的第一個問題落在哪裡。那個問題幾乎不會是「你這份在講什麼」，而會是「那如果是我們這種情況呢」。主軸是作者準備最久的部分，卻不是問題落下來的地方。凡是回得出問題的人，多半三句話之內就掛上去了，剩下的時間全部花在確認邊界。

對方沒接住的三種洞，沒有一種落在主軸上

把上面那些提問攤開來排，再加上那些一個字都沒問、事後也沒有下文的人，會發現要處理的不是一題一題的問題，是三種洞。

• 洞一

  接點：他不知道你講的這套做法，跟他手上正在用的那套是什麼關係

  徵狀是他拿一個自己熟的做法來對照：這個是不是就像我們在用的那套？他不是在質疑你，是在找地方把新的資訊掛上去。掛不上去，後面講再多都存不住。

• 洞二

  邊界：他不知道你講的通則，在他的情況下算不算數

  徵狀是那幾個固定的句型：可以嗎、是不是只能、有沒有限制、跟那個差在哪。你講的是通則，他要決定的是自己這一件到底歸不歸這個通則管。

• 洞三

  下一步：他知道要做，但不知道從哪裡開始動

  徵狀是他不問問題，只說好、我知道了、我再看看。這個洞最危險，因為下一步的洞不會以問題的形式出現，而會以「沒問題」的形式出現。

三個洞有一個共同點：答案都不在你要講的那件事裡面，而在對方原本在做的那件事裡面。所以把自己那份內容補得再完整，這三個洞的深度完全不會變。

這也解釋了一個常見的挫折：講了一個小時，對方聽得很認真，結束之後卻什麼都沒發生。一個小時全部花在主軸上，而對方從第三分鐘起就已經不在主軸上了。

AI 把主軸鋪得最完整，而主軸從來不是卡住的地方

AI 一定往主軸補，原因在輸入端：貼進對話框的只有你要講的那件事，對方原本在做的那件事從來沒有進去過。缺了後者，唯一能加工的素材只剩前者，於是輸出的固定形狀是從頭講起、每個專有名詞解釋一次、每一段的篇幅接近。從文件本身看，這是一份無可挑剔的說明；從對方的角度看，真正該展開的那一段，篇幅跟其他段落一樣。

這裡有一個當場就能檢查的特徵。一份文件如果每一段的篇幅都差不多，那就是沒有人對這份文件做過取捨的痕跡。真的對著一個人寫出來的文件一定不平均：某一段會明顯偏長，因為那裡是交界；其他地方一句帶過，因為對方早就知道了。

所以「完整」在這一題上不是優點，而是取捨沒有發生過的證據。下面三組對照，左邊都是潤過之後很像樣的版本，右邊是先想過收件人才寫出來的版本。

• 跟主管報告一個新做法

  潤過的近年來隨著生成式 AI 的普及，導入相關工具已成為提升作業效率的重要途徑。本文將分三個階段說明導入方式與預期效益。

  為他寫的這件事跟我們去年做的那個表單自動化是同一類，差別只在這次不必等資訊部排程。要你決定的只有一件：先從哪個部門試。

  差在哪前者從頭講起，後者從主管已經做過的那件事接上去，順便把他唯一要做的動作指出來。

• 跟客戶說明報價調整

  潤過的因應市場環境變化與成本結構調整，本次報價將依據全新的計費方式呈現，詳細內容說明如下。

  為他寫的跟上一版比，只有一個地方變了：原本按件計費的那三項改成按月。其他項目的單價都沒有動。

  差在哪客戶要的不是新制度的完整說明，是「跟我原本知道的那一版差在哪」。整套講完，他反而找不到那一個差異。

• 把一份流程交接給同事

  潤過的本流程共分為七個步驟，依序為需求確認、資料整理、初稿撰寫、內部審閱、修訂、核定與歸檔。

  為他寫的七步裡面有六步跟你現在做的那份月報一樣。只有第四步不同：這一份要先寄給法務看過才能往下。

  差在哪那六步不必講，講了反而把唯一該記住的第四步淹掉。完整在這裡是負分，不是加分。

三組的右邊都比左邊短，而且短很多。這不是因為簡潔比較好，而是取捨做完之後本來就剩不了幾句。

把對方的資料整包丟進去，補不上的仍然是這三個洞

這裡要先接住一個很合理的反駁：把對方的背景資料也一起丟進去，不就好了。丟進去有用，但補不上這三個洞，有兩個理由。

第一，要丟得先知道丟什麼。「他會卡在哪一句」不是丟進去的材料，而是決定要丟哪些材料的那一步。把整本員工手冊丟進去，AI 仍然會把三個洞補得一樣平，因為判斷該從手冊裡挑哪一段展開的依據，不在手冊裡面。

第二，邊界多半不在任何一份文件裡。他上一封信問過什麼、他上週因為什麼被退件、他部門最近剛換了誰負責，這些沒有被寫下來過，只存在於你跟他的往來裡。

換句話說，這一題沒辦法靠去開一個功能來解決。自訂指令、專案記憶、角色設定能固定「對方是誰」，但這三個洞問的是「他這一次在哪裡」，那是每一次都要重新做一次的判斷。

複述測試比詢問對方聽懂了沒有更準，因為後者只有一個答案

那要怎麼知道對方有沒有接住。多數人的做法是問一句「這樣清楚嗎」，然後得到一個點頭。

這個問句最大的問題不是不夠禮貌，而是社交上只有一個正確答案。對方說懂，雙方都拿到了想要的回應，案子卻停在原處。

要聽的不是他講得對不對。要聽的是他在哪一句停下來，以及他加了哪一個「那如果」。那個停頓和那個假設，標出來的就是洞的位置，而且準確到一句話。

複述的結果通常是下面三種其中之一，各自對應一個洞。他把你的話原封不動重講一次，代表接點是空的，他沒有既有的知識可以掛，只好複製。他講完加一句「那如果是我們這種情況呢」，那個情況就是邊界的位置，也就是全篇最該展開的一段。他說好我知道了，卻講不出下一個動作，那是下一步的洞，也是最容易被誤判成成功的一種。

多數人跳過這一步，不是因為不會做，而是因為講完的那一刻雙方都想趕快結束。而那三十秒，是整個過程唯一一次不必猜的機會。

當面複述做不到的時候，書面往來裡有三個替代訊號

寄出去的信、交出去的文件、上傳的說明，沒有當場複述的機會。這種情況有三個訊號可以用，全部是對方的行為，不是自己的文件。

• 他回信問的第一個問題

  那就是最大的洞。不要急著回答，先判斷這個問題落在三個洞的哪一個。如果他問的是「這個跟我們現在用的那套差在哪」，代表這份文件的接點整段是空的，補完接點，後面的問題會自己消失一半。

• 他回覆的速度與長度

  「收到謝謝」加上沒有下文，是最強的沒接住訊號，強過任何一句負評。真的接住的人，回信通常會自己帶出一個具體的時間或一個具體的人，因為他腦裡已經在排下一步了。

• 他把這份文件轉給誰

  他轉給誰，代表他判斷這項工作歸誰。轉錯人不是他不用心，是這份文件沒有把歸屬寫出來。這個訊號最常被忽略，卻是三個裡面最好用的，因為對方不必多打一個字。

三個訊號的共同點是：全部在對方的行為裡，沒有一個在自己那份文件裡。文件重讀十次也讀不出來，因為問題從來不在文件的字面上。

這也說明了為什麼自我檢查在這一題特別無效。檢查的人是全世界最熟這份內容的那一個，他腦裡三個洞全部是滿的。讀自己寫的文件，永遠都會覺得寫得很清楚。

交給 AI 潤稿之前，先自己寫下那三行

做法不是不要用 AI 潤稿，而是潤稿之前先把那個判斷做掉，做完再交出去。動作只有三行，寫在紙上或對話框上面都可以。

• 第一行：他現在手上的那個案子

  一句話，具體到說得出名字。不是「他是業務主管」，是「他這季在追那三個沒收回來的案子」。寫不出來，代表要補的不是文筆，是先去問一句。

• 第二行：你要講的事跟那個案子的交界

  哪裡一樣、哪裡不一樣。一樣的部分可以一句帶過，不一樣的那一處就是全篇最該展開的地方。整份文件的篇幅分配，這一行就決定了。

• 第三行：他聽完的下一個動作

  具體到他知道要打開哪個檔案、找哪個人、在哪一天之前。寫成「請參考後續規劃」等於沒寫，那是把下一步的洞原封不動留在原地。

寫完之後才交給 AI，而且給的是這三行，不是「幫我潤順一點」。這三行決定的是哪一段要展開、哪一段可以整段刪掉，而三行的內容不在任何一份可以貼進對話框的文件裡。

這三行也不能交給 AI 代寫。文字可以請 AI 修得更精確，但內容只有作者答得出來，因為填進去的是對方原本在做的那件事。先寫判準再交出去，這一點跟下指令時的原則相同，差別在於指令的判準對著事情，這三行的判準對著人。

講清楚的責任在講的人身上，從來不在聽的人身上

這幾年在台前，交上來的作業一年比一年整齊。錯字幾乎絕跡，段落全部工整，開頭都有一段像樣的背景說明。這是好事，門檻被整個抹平了，沒有人再因為文筆被擋在外面。但當所有人交出去的文件都通順，通順就不再是差異，剩下唯一的差異是這份文件有沒有為某一個具體的人做過取捨。這個轉變發生得很安靜，因為消失的不是某一樣能力，而是那樣能力原本的識別度被整齊的版面蓋掉了。

同一個工具在這裡的作用完全相反。原本就在對著人調整的那種人，AI 省下了他改字的時間，那些時間全部回到取捨上，他會變得更強，而且強得很快。原本沒有在做取捨的人，拿到的是一份更漂亮、更完整、洞被填得更平的成品，於是更不容易發現自己漏掉了什麼。工具沒有變，變的是兩種人之間原本看得見的差距，被同樣整齊的版面藏了起來。

而這一題最難的地方，從頭到尾都是同一件事：洞在對方那裡，所以作者不可能自己檢查出來。你需要一個真的會在你面前複述一次的人。

你上一次送給對方的那份文件裡面，哪幾段是為那一個人留的，哪幾段是為了完整而留的？

六個帶得走的重點

關於作者

• 525+場企業與組織培訓
• 19,500+位學員
• 150+家教育培訓場域

延伸閱讀

• AIM 指令｜AI 指令怎麼下才精準：判準怎麼寫得具體，那一篇對著事情，這一篇對著人。
• ASK 提問｜同樣問 AI，為什麼別人的答案能直接用：開口之前怎麼把一個模糊的困擾收斂成問題。
• SPLIT 分工｜哪些工作可以交給 AI：一份簡報其實是四種工作，取捨是最不適合整包交出去的那一種。
• LOOP 固化｜AI 做到第五次，你改的量有變少嗎：把反覆出現的判斷寫成下一次不必再想一遍的規則。
• CHECK 查證｜AI 幻覺是什麼：對方能複述的前提，是內容本身站得住。
• 簡報設計為什麼觀眾記不住：這一篇談內容裡哪一段該展開，那一篇談畫面上怎麼排才不增加負擔。

重點整理

本文更新於 2026 年 8 月。AI 與數位工具改版快速，實際功能與名稱可能已有變動，建議以官方文件為準。